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當消費者,或者是有任何類型的糾紛,需要在下一步你可能會採取的法律行動或其他合法行動之前,做到「明確告知」的動作時,就需要寄送「存證信函」。
但是存證信函,並不具有法律效力,而是對你的「明確告知」留一個底,才不會讓對方狡辯他並不知道你有提前告知,如果你們之後真的有後續行動需要進行。

存證信函除了備作證據,同時亦兼有明確告知對方,表明寄件人嚴正立場的意味。

郵局存證信函

  人是不能離群索居的,何況當前科技發達,社會進步,天涯若比鄰,人與人的互動頻繁,誤會、摩擦、衝突日益增多。由於現今國家遇有人民爭訟時,多採由法院參照「證據」的認定,以裁奪是非,故「存證信函」的重要性益發顯著。

   所謂「郵政局存證信函」,乃是透過郵局來證明發信日及發信內容為何的一種證明函件。我國現行民法第九十五條第一項規定:「非對話而為意思表示者,其意思 表示,以通知達到相對人時,發生效力。」為證明表意人「非對話意思表示」已到達對方,最好的方法,就是以存證信函寄達。一旦對方確實收受後,無論對方如何 頑強,如何狡辯,寄件人均已掌握有利的證據,即是日後對薄公堂,亦不失為表意人的致勝法寶。


撰寫存證信函的要點

   存証信函應使用郵局印好的存證信函用紙,或「其他同格式紙張」〈例如將存證信函紙影印〉書寫,此為民國七十九年修正郵政規定所增訂,並自七十一年五月一日 起,由計字改為按頁收費。故存證信函用紙必須以郵局購買者為限,尚得以其他同格式紙張為之,但無論如何,於書寫存證信函時,仍須遵守以下各點:

一、用本國文字,得加註標點符號或阿拉伯數字。但信內述及外國人名或事物名稱必須引用原文者,得用外國文書寫。
二、用不脫色筆或打字機複寫,或書寫後複印、影印,每格限書寫一字,均需色澤明顯字跡端正。
三、信內之寄件人以及收件人姓名、地紙與封面所書須相同。
四、信內如有付件,以與存證信函本身有關文件為限,文件以外之物品不得附寄。正本有附件者,副本亦需備附件,如無法製備時,應以照片或影印本代替
五、存證信正副本文字,如有塗改增刪,應於正副本之末註明「在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」字樣,加蓋寄件人印章。但每頁塗改增刪不得逾二十
  字。
六、存證信函應由寄件人以書寫、複寫、打字或影印,製作成一式三份〈正本一份,副本二份〉並簽字或蓋章,收件人如為二人以上,依增加人數增製副本
  。但如寄件人不願自留副本者,得僅作成副本 一份;如需增加副本由郵局證明者,增加之份數每份存證費減半繳付。
七、存證信函如同時交寄兩件以上,其內容完全相同,僅收件人姓名、地址不同者,得作成總副本二份,並將各收件人姓名、地址另紙聯記一併交與郵局。
  另外,除了信函宜將人、事、時、地、物幾個要項書明,切忌曖昧不清。掛號寄出務必留意收件回執是否收到,以確保權益不致受損。雖然,存證信函
  的副本,郵局僅保存三年,但寄件人所持有的副本,如能永久,因其上已蓋有郵局日戳及編號,故縱使於發信三年以吼發生紛爭,寄件人仍得以之為訴
  訟上強有力的證據。

如何在存證信上簽章

一、寄件人在存證信函上簽名或蓋章,擇一即可。郵政規則第一百條第一項於民國七十九年修正前,原規定:「存證信函應由寄件人作成正本一份,副本二
  份,並『簽名蓋章』。此一規定,在實務上常造成漏蓋章或簽名的情形發生。於是郵政規則於民國七十九年修正時,就此一規定改為『簽名或蓋章』,
  亦即是二者擇一即可,毋庸既簽名又再蓋章。
二、應以何人名義為寄〈收〉件人,應符合法律的規定,由於存證信函的功用,在於備作證據。因此,在法律上是否果因寄件人的意思表示而發生了法律上
  特定的效果,實應特別注意。例如,成年人甲與第三人乙間成立買賣契約,因乙遲延給付,甲之父丙未有甲之授權,即以自己名義發存證信函催告乙履
  行,甚而表示解除甲、乙之間的買賣契約。此時,由於丙並非該買賣契約的當事人,其所寄發之存證信函自不生催告、解約的效力,更無所謂備作證據
  的問題。
三、寄件人縱無民法上的權利能力,仍得以該團體名義寄交存證信函;在現今社會上,尚有許多在民法上無權利能力的非法人的團體,例如同鄉會、同學會
  、學術團體、社區〈大廈〉管理委員會......等。當這些團體欲發存證信函予他人時,首先發生的困擾便是,得否以此團體名義為「寄件人」?由於存
  證信函得目的,在於備作證據,以便日後發生紛爭,甚至對薄公堂時,得以證明有利於己之事實。因此,只要是訴訟上具有當事人能力者,自應認為皆
  得以該團體名義寄發存證信函。故前述之同鄉會、同學會、學術團體以及社區〈大廈〉管理委員會等團體,均得以該團體名義寄發存證信函。
四、寄件人不一定須於存證信函上蓋騎縫章,存證信函有二頁以上時,寄件人固得加蓋騎縫章,以防他人抽頁、竄改;惟由於郵局規則並未強行規定寄件人
  須加蓋騎縫章,且依同規則第一百零一條第二項「前項副本經郵局核對內容無誤後,即加註證明文字、日期、編列號數,加概郵戳,並於正副本之騎縫
  處加蓋郵戳......」之規定更可明瞭,寄件人並非必須概騎縫章,所以不論寄件人是否概有騎縫章,郵局均會於騎縫處加概郵戳。

如何申請查閱存證信函

存證信函之寄件人或收件人,倘因故致自己保留之存證信函遺失時,應如何補救?
   依郵證規則第一百零三條之規定,留存於郵局之存證信函副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿,郵局得銷燬之。因此,在郵局保存存證信函期間,寄件人得 持原憑證向原交寄郵局申請查閱或另具副本申請證明;如果原憑證遺失或喪失,仍得以其本人之身分證明申請之。收件如果能夠提供相關掛號號碼及身分證明申請之 申請。
  申請時,應按存證信函之存證費半數核計查閱費或證明費,且以等值之郵票黏貼在申請書上,向原寄郵局提出申請。

結語

  存證信函最大的功用,在於保存證據,使得寄、收信函的雙方,均能慎重,明確地處理彼此間的一定事務。當事人於寄發存證信函用作解除契約時,根本不發生任何法律上的效力,只是白白浪費時間,金錢罷了。

  存證信函除了備作證據,同時亦兼有明確告知對方,表明寄件人嚴正立場的意味。所以,每個人對於存證信函應如何書寫,簽章都應該有所了解,如此,才能真正發揮存證信函的功用,而能保障自己的權益。

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●存證信函的意義 :

一 般人所稱的「存證信函」,其實乃郵局存證信函的簡稱,顧名思義可說是一種具有保存證據效力的函件或書信。所謂「存證信函」,就是經過郵局來證明發信日及發 信內容為何的一種證明函件,達到告知義務的效果。其實存證信函最大的用途在於通知並警告對方,因此一般人是不喜歡收到的!而存證信函需準備一式三份,其中 郵局留存一份,已被日後萬一有訴訟或糾紛時可依此證明,此亦為郵局存證信函最重要的功能。

存証信函,到那裡去買 :

存証信函是指郵局存証的信函,通常是寫給對方最後通牒用的,也有聲明自己立場的用的,譬如對方欠你錢不還,你就可以用存証信函傕告他還錢,又譬如你要和對方解 除婚約,也可以用來聲明自己解除的主張,這種信在技巧上,一定要記得寫上期限,也就是限對方於收信後幾日內要怎樣怎樣,否則怎樣怎樣,但絕不可流於恐嚇。 在格式上一式三份,自己留一份,寄給對方一份,郵局留一份,用雙掛號寄出,也就是掛號寄,明信片再掛號回來。寄信人一定要蓋印章才可以,否則郵局不受理。 這種信的內容與□法其實也和一般信件一樣的作用,在法律上並沒有什麼特別作用,所以寫這種信時,也不用特別擔心什麼眼光,只是在用字上特別注意一下即可, 譬如催告的用信,特此聲明的用語,譬如不定期的租約或借貸要變成定期時,就可以用這種信。舉例明之:「敬啟者:台端曾於民國     年    月     日向本人借款新台幣              元,俟經屆期,屢催不遂,台端均以          相搪塞, 無清償誠意,為特畫此催告,限於收信後     日內,出面清償,否則依法訴究」,不再寬貸,切勿自誤。

為什麼要以存證信函催告 :

  按支付租金之催告,屬於意思通知之性質,其效力之發生准用民法關於意思表示之規定,我國民法第九十五條第一項前段規定:「非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。」

   為證明出租人曾為催告,其「非對話意思表示」已到達對方,避免各說各話的情形,最好的方式就是以存證信函寄達。一旦送達對方,無論對方如何狡辯,寄件人 均已掌握有利證據,日後於訴訟上亦可作為一重要證據,故欲進行催告時,縱法無限制應以何種方式為之,為避免對方事後否認曾受催告,致生舉證之困擾,宜選擇 以存證信函為之,杜絕日後之爭執。

 

存證信函的功用 :

日常生活中的許多法律糾紛,經常涉及證據的蒐集、書面的意思表示,甚至於如何防患未然,存證信函即扮演相當重要的角色。

 

存證信函究竟有那些功能?

(一)「證據保存」上的功能:

存證信函一定是採書面的方式,又載有發信人和收信人,與發信的時間,因此不會造成口說無憑的情形,將來如果為了某件事實有所爭議時,曾經發出的存證信函就是最好的呈堂供證。目前依據存證信函的證據功能,所能獲致法律上之效益,最顯著的有以下兩項 :

1.證明曾為意思表示(或通知):

最常運用於解除契約、終止契約、意思表示撤銷、承認、抵銷等。

2.證明時效之遵守:

時效的遵守與否,往往是影響法律關生效的要件。由於存證信函足以證明寄件人何時發信,何時收件,在時間上的證據力確定而不可動搖,這無論在請求權之消滅石效上或形成權之除斥期間上,「存證信函」在在都發揮出強大威力的證據功能。

 

(二)防患未然的功能:

在 許多民、刑事案件在告上法庭前,只要當事人懂得在恰當時機寄出存證信函,無論是通知、催告、或警示對方,經常會使一些稍具法律常識的人,知所收斂,不敢妄 為,或使對方不再存僥倖之心,而主動與對方達成協議或和解,甚至於履行應盡的義務,如此一來,不須漫長的訴訟,自然能達到保障權益的效果!

 

※善用存證信函之時機:

只要懂得隨時利用存證信函,存證信函自然就成了每個人不可或缺的防患及保障權益的利器。諸如:毀約之防止、不再續租之通知、請走不受歡迎的房客、催付租金、車禍求償、購屋糾紛、解除契約、郵購買賣的解除、資遣費請求、共有土地出售、拒付管理費之追討等等。

除此之外,由於存證信函主要的功能在於「保存證據」與「防患未然」,所以一般信函內容,則以力求精簡、扼要,一目了然為宜,最重要的是推敲全盤過程,把握住在法律上的關鍵點,以作為信函的重心。倘若民眾恐百密有一疏,則應尋求專業的法律人士代為處理。

其他注意 :

✿ 存証信函正本有附件,副本亦須具備,如無法製備者,應以照片或影本代替。

✿ 存證信函存證費首頁50元,續頁每頁或附件每張25元。

✿ 存証信函可以查閱嗎 : 存證信函存局之副本,在三年保存期內,寄件人得交驗原執據,申請查閱。申請查閱,按申請時現行存證費半數交付查閱費。

✿ 交寄的存証信函可以另具副本申請證明嗎 : 存證信函存局之副本,在三年保存期內,寄件人得交驗原執據,另具副本申請證明。申請證明者,按申請時現行存證費半數交付證明費。

✿ 存証信函可以用外國文字書寫嗎 : 書寫存證信函限用本國文字,每格限寫一字,述及外國人名或事物名稱須引用原文者,得用外國文字書寫。

✿ 存証信函文字寫錯了,可以塗改嗎 : 可以,但存證信函內文字如有塗改增刪,應於備註欄內註明,並由寄件人簽章,每頁塗改增刪不得逾二十字。

✿ 同時交寄二件存証信函,僅收件人姓名、地址不同者,要怎麼辦理,費用如何計算 :

✿ 存證信函如同時交寄兩件以上,其內容完全相同,僅收件人姓名、地址不同者,得作成總副本二份,並將各收件人姓名、地址另紙聯記一併交與郵局。 除第一件外,餘件按存証費減半收費。

✿ 存証信函有什麼用途 :各類國內掛號信函交寄時,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,稱為存證信函。 當事人交寄存証信函,於必要時,可資舉証,但郵局對存証信函之証明,以其正副本之內容相同為限。 

✿ 交寄存証信函,要用一定的格式用紙書寫嗎?貴局有提供格式,讓我們從電腦列印使用嗎 : 是的,存證信函須用郵局規定的格式用紙,請向郵局洽購;如使用電腦自製者,其項目 及印就之文字應與郵局製售者完全相同,紙張尺寸可用A4紙,此外,存證信函用紙電子檔格式可從中華郵政網站下載.


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●存證信函案例 :

到期不再續約

   台端與本人於    年    月    日所簽訂之房租租賃契約,租期將於    年    月  日屆滿,屆時該房屋不再續租,盼 台端於到期時,依約將房屋返還予本人,無任感激。 


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到期不再續約

    先生台鑒: 台端向本人承租  縣市  路  號  樓之房屋,租期至    年    月  日止,本人特此聲明屆期不再續租,謹請 台端屆期按時搬遷將房屋點交返還本人,特此通告,耑此 順頌 時綏  


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到期應再訂新約,否則不再續租

    台端與本人於   年    月    日所簽訂之房租租賃契約,租期將於    年    月    日屆滿。台端如欲續租,希 台端於屆時該房屋不再續租,盼 台端於    年    月日前(註:期限可訂在到期日前半個月以上,一個月以內,不宜過長)與本人洽商重新訂約之事宜並簽妥新約,逾期未簽訂新約者,則不再出租予 台端,盼 台 端屆時依約將房屋返還予本人,無任感激。 

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修繕義務之通知

    按本人前於民國    年    月    日向 台端承租門牌號碼    市    路    段  巷    號    樓      房屋,詎於本人遷入後未達月餘,即發覺浴室內之馬桶不通,且廚房天花板嚴重漏水,除整日滴水外,並因而導致油漆不斷剝落,影響廚房衛生甚劇。本人於    年    月 

 日曾以電話與 台端聯絡,惟不見  台端採取修復措施,特再以本函催請 台端於三日內履行民法第429條之修繕義務,逾期則本人將自行僱請水電工修復。至於修復費用,本人將逕自本月份租金中扣除,特此通知,希待見覆。

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如果有保證人,亦可將副本寄一份給予保證人。

催告給付租金

民 法第440規定,房客拖欠租金2個月房東得終止租約。因此兩個月內房東請不要輕舉妄動,兩個月後房東即可寄出存證信函要求終止租約。 萬一房客很厲害拒收此存證信函或房客已經不知道搬到哪裡去怎麼辦, 依民事訴訟法第149條公示送達規定,房東可以向租賃地的管轄法院聲請以公示送達為催告的通知。 有房東問用打電話的通知房客可不可以, 其實是可以的,只不過電話證據保存不易到時法庭上會變成各說各話,房客會否認曾經接過房東的終止租約電話通知(除非有電話錄音)。

 

第一例 :  台端向本人締約承租坐落於          市         路        段 

     巷    號     樓之   房屋,租期自      年     月     日起至     年     月    日止,計     年,租金為每月         萬        仟元,並定期於每月        日給付之。頃查台端應給付本人          年       月份租金,迄未蒙台端依約給付,特此通知要請於文到後          日內給付租金         萬        仟元,以為誠信是禱。

 

第二例 :※催繳欠租的郵局存證信函範本:(存證信函一式三份各郵局皆有售)

主旨:請        先生/小姐於文到後           日內給付所欠租金新台幣

        萬        仟元,逾期終止租約且須搬遷還屋,請查照惠辦。

說明:台端向本人所承租之         市         街路        段       巷      號

   樓之房屋,租期自民國    年    月    日起至民國    年   月   日止,租金每月    萬    仟元整,須於每月    日前支付,此有租賃契約為證。台端自民國

   年     月     日已        個月租金未給付,本人依民法第440條規定請台端於文到後   日內給付所欠之兩個月租金共      萬     仟元整,如果逾期台端仍未給付所欠租金,即以本函為終止租約之意思表示,不另發函,並請台端搬遷返還房屋於本人。如台端既不給付租金又不搬遷,本人將依法 提起告訴,請求台端清償所欠之租金外,並要求賠償租金   倍之違約金至搬遷日止。請台端衡量輕重,配合照辦,是祈。


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催告給付二期租金,並預告終止契約

   向本人締約承租坐落於          路     巷    號    樓之   房屋,租期自

年    月    日起至    年    月    日止,計    年,租金為每月       元,並定期於每月  日給付之。詎台端於    年    月    日以後即未依約給付租金,迄今欠租除以押租金抵償外,尚積欠達     個月以上,共計           元,為此特以本函催告台端於函到後    日內付清租金          元,屆時如未付清,租約即行終止,不另通知。

 
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通知終止租約,並請求遷讓房屋及付清租金

台端前向本人締約承租坐落於      市       路    段     巷    號    樓之

房屋,租期自    年    月    日起至     年     月    日止,計    年    月   

日 以後即未曾依約給付租金,迄今尚欠租金達二個月以上,共計  元,雖經本人前於    年    月    日以     郵局第         號存證信函定期催告台端付清租金,惟台端迄仍未履行,特依法以本函終止租約,請台端於函到後立即付清租金並遷讓房屋,以免訟累是禱。

 
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返還押租金之通知函

  按 台端與本人於中華民國     年    月    日所簽訂之不動產租賃契約,租賃位於  市路 號之房屋,業已於    年    月    日屆滿,並經本人遷還房屋與 台端。查本人於簽訂租賃契約時,已交付 台端押租金新台幣            元,依約 台端應於租期屆滿時返還押租金於本人。惟屢經本人催告 台端返還前述押租金,台端均置之不理,特此函告 台端於函到       日內,返還前述押租金與本人,以免爭訟。 


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支票退票催討.                       

   台 端於民國     年     月     日委託本公司辦理不動產估價事項, 費用合計為新台幣 柒仟伍佰元整。並經雙方確認同意   辦理,報告亦於民國     年    月        日修護完竣並如期交付報告,並由台端開立銀行    分行票號        號,    年   月   日到期之支票支付上述修理費用。惟該期票屆期係以(拒絕往來)(存款不足)退回,經本公司數次交涉還款亦遭刻意迴避,處處推諉,毫無支付誠意,迄今已 逾    .買賣支付價款仍屬當然,今台端蓄意退票以避付修理費,此種行徑,不但有損台端信譽亦為法所不允許。故請台端於收函後   內前來支付或商議付款方式.如逾期限未獲回應,屆期本公司將訴請法院以詐欺之嫌追究刑責,並請求強制執行。為免訴訟纏身,請台端務必於期限內前來解決,以 免自誤。特此奉達。


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其他種類存證信函 :

債務人到期未還錢催討借款

台 端前向本人借款新台幣   下同       元,約定於民國    年    月    日或    月內償還,雙方立有借據一紙為憑,本人亦將借款交付台端,孰料台端屆期均未償還,本人迭次向台端催討均無結果,現本人以此函告台端,限台端於文到 後     日內向本人清償完畢,逾期本人將循法律途徑解決,相關函達,切勿自誤為禱。

 

債務人向債權人求情緩期清償

本 人前向台端借款新台幣       元,原約定由本人每月分期清償       元,然因本人突遭意外、解雇、或其他原因,一時無法如數清償,是懇請台端見諒,准許本人減少每月償還金額至       元,並延長清償期限,本人自當盡力依約清償,倘來日本人經濟狀況好轉,自當回復原約定條件,不情之請,懇請台端諒察。

 

債權人通知債務人借款債權已轉讓他人

緣 台端前於民國    年    月    日向本人借款新台幣         元整,約定年息為百分之     ,還款日期為民國    年    月    日,雙方並立有契約和借據為憑。今本人已於民國    年    月    日將對台端之債權讓於         即受讓人,茲為保障貴我雙方權益,特為函告之。

 

催告清償債務,否則將行使抵押權 :

台端前於民國    年  月  日向本人借款新台幣       元,約定於    年   月 日前清償完畢,並以所有之坐落     縣市     鄉    段    小段    號土地暨其上同段第     號建物為本人設定抵押權以擔保是項債務。孰料台端屆期竟未清償完畢,至今尚欠          元未償,本人多次與台端聯絡,台端均無善意回應,嚴重影響本人權益。為此本人特此函告台端,希於文到        日內出面向本人清償前揭欠款完畢,逾時本人將循法律途徑竟聲請拍賣抵押物取償,相關函達,切勿自誤為禱。

 

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●存證信函郵局處理規則 :

第九九條
 各類國內掛號信函交寄時,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。

存證信函限在辦理該項業務之郵局交寄。但得寄至國內任何郵遞通達之地方。

存證信函除在封面黏貼普通郵資、特別處理資費及回執費外,應另付存證費,用郵票黏貼於郵局保存之副本上,以郵戳蓋銷之。

存證費由郵政總局定之。
 
第一百條
 存證信函應依左列規定交寄:

一、使用郵局存證信函用紙或其他同格式紙張書寫。

二、用本國文字,得加註標點符號或阿拉伯數字。但信內述及之外國人名或事物名稱必須引用原文者,得用外國文字書寫。

三、用不脫色筆或打字機複寫,或書寫後複印、影印,每格限書一字,均需色澤明顯,字跡端正。

四、信內之寄件人及收件人姓名,地址與封面所書相同。

五、信內如有附件,以與存證信函本身有關文件為限,文件以外之物品不得附寄。正本具有附件者,副本亦須備附件,如無法製備者,應以照片或影印本代替。

六、存證信函正副本文字,如有塗改增刪,應於正副本之末註明「在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」字樣,加蓋寄件人印章。但塗改增刪每頁不得逾二十字。
 
第一百零一條
 存證信函應由寄件人作成正本一份,副本二份,並簽名或蓋章。

前項副本經郵局核對內容無誤後,即加註證明文字、日期,編列號數,加蓋郵戳,並於正副本之騎縫處同時加蓋郵戳,以正本當場封入寄件人備就之信封,作為掛號或報值信函附同回執寄出,其副本一份交還寄件人,一份由郵局存證。

正副本經郵局核對內容不符者,退還寄件人另繕或更正之。

寄件人不願自留副本者,得僅作成副本一份。如需增加副本由郵局證明者,增加之份數每份按存證費減半交付。 
 
第一百零二條
 存證信函如同時交寄兩件以上,其內容完全相同,僅收件人姓名、地址不同者,得作成總副本二份,並將各收件人姓名、地址另紙聯記一併交與郵局。

依前項交寄之存證信函,除第一件外,餘件按存證費減半收費。

寄件人不願自留副本者,得僅作成總副本一份。
 
第一百零三條
 存證信函存局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。
 
第一百零四條
 存證信函存局之副本,在郵局保存期內,寄件人交驗原執據,申請查閱或另具副本申請證明。如原執據遺失或喪失,無法交驗者,應提供其本人身分證明文件。如收件人能提供相關掛號號碼及身分證明文件證明其確為收件人時,亦得申請另給副本證明。

前項申請查閱或申請證明者,須按申請時現行存證費半數交付查閱費或證明費,用郵票黏貼申請書上,以郵戳蓋銷之。

申請證明而內容不符者,郵局應拒絕證明,其證明費不予退還。
 
第一百零五條
 存證信函在未投交收件人以前,遇有遺失或喪失而其原因非可歸責於寄件人者,寄件人得交驗原執據,補繕正本,由郵局重行證明,免費遞送。
 
第一百零六條
 存證信函經郵局收寄後,除依規定申請撤回外,寄件人不得申請更改收件人姓名及地址。其須按新地址重行交寄者,由寄件人重新繕具正副本並另付郵資及存證費,作另一存證信函交寄;因無法投遞經退還寄件人之存證信函,須按新地址重行交寄者亦同。
 
第一百零七條
 寄件人依規定申請撤回存證信函,得將存局副本同時撤回。但作成總副本而存證信函僅撤回一部分者,其存局總副本不得一併撤回。
 

寫存證信函  加大 申訴作業 * 線上申訴 * 


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●寫存證信函的要點
 
 
  中華郵政   0800-700-365   存證信函 (下載列印)
  
1. 郵局存證信函須以雙掛號函件寄出。
    以雙掛號函件寄出,並需妥善保存函件送達後的回執證明。
   
2. 向郵局購買存證信函用紙,一式最少三份(份數視收件人人數而增加),
    寄件人、收件人、郵局三造各執一份。
     
3. 寫存證信函為達到預期的效果,須掌握時機與重點。
    應注意人(當事人)、事(事實經過)、時(發生時間)、地(發生地)、物(標的物)等重點。
     
4. 信函內容應提到:
    「限收件人於x年x月x日前解決...,否則...」或「限收件人於文到x日內予以處理,否則...」。
       (* 限x日:以七至十日為合理時日)
       (* 否則...:須具體表達訴求,如第五條所述)
     
5. 寄件人務必清楚寫明「目的」:
 
    例如要求企業經營者應合理解決的方式,如退貨、退款、解除契約、減少價金等,千萬不要含糊、不清不楚。
   
6. 書寫完成詳加檢查應具備的重點內容後至郵局以雙掛號寄發,
    書寫完成後應依前述重點詳加檢查再至郵局以雙掛號寄發,郵局承辦人員只會從形式上加以檢查,如錯字、用印、日期等的填寫,檢查無誤後即受理寄出。
     
7. 存證信函的相關資料應妥善保存:
    郵局開立的寄信收據和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都需妥善保存。
     
    以上參考自:
    http://www.tacocity.com.tw/AdTaconet/-5b3c85997788fb7abff81dbac1ffe88e|1116825971-/dynamic_frame.htm?sid=surich/homepage_04.htm&TACO=5b3c85997788fb7abff81dbac1ffe88e|1116825971
     
       存證信函正副本文字,如有塗改增刪,應於正副本之末註明「在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」字樣#FBFBFF,加蓋寄件人印章。但每頁塗改增刪不得逾二十字。
    
   存證信函應由寄件人以書寫、複寫、打字或影印,製作成一式三份〈正本一份,副本二份〉並簽字或蓋章,收件人如為二人以上,依增加人數增製副本。但如寄件人不願自留副本者,得僅作成副本 一份;如需增加副本由郵局證明者,增加之份數每份存證費減半繳付。
     
   存證信函主要需有明確告知對方,表明寄件人嚴正立場的重要意義並備作證據。所以存證信函如何書寫、簽章應該有所了解,才能真正發揮寄達存證信函後保障自己權益的功用。
 

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●存證信函遺失之補救
 
 
中華郵政   0800-700-365   存證信函 (下載列印)
 

存證信函之寄件人或收件人,倘因故致自己保留之存證信函遺失時,應如何補救?

   依郵政規則第一百零三條之規定,留存於郵局之存證信函副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿,郵局得銷燬之。因此,在郵局保存存證信函期間,寄件人得 持原憑證向原交寄郵局申請查閱或另具副本申請證明;如果原憑證遺失或喪失,仍得以其本人之身分證明申請之。收件如果能夠提供相關掛號號碼及身分證明申請之 申請。

  申請時,應按存證信函之存證費半數核計查閱費或證明費,且以等值之郵票黏貼在申請書上,向原寄郵局提出申請。

 

 

其他相關資訊網站:

與消費者權益相關的網站:別傻了,消費者

郵局下方的下載專區,有提供「存證信函」下載。

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留言列表 (12)

Post Comment
  • 漆漆
  • 謝謝妳~~

    第一 感謝妳的存證信函書寫方式
    我照著上述方法已經成功的寄發信函給對方了
    第二 郵局的回函我也已經收到~接下來要如何處理後續
    第三 還是要一次的謝謝妳
  • smsk
  • 值得讚揚

    感謝正義之士,讓我們增廣見聞,感謝再加添
  • 紅豆
  • 對不起
    我想起問我再五月底時買一套童書但當時我有繼一封存證信函去給他們
    後來因為書也收到了但是現在因為當初他說我八月在繳款前幾天打來告訴我要我馬上繳款不然法院會寄單子給我我很氣想退書但是他說他們沒有這個退書的服務.請問我還能用我留下來的存證信函去叫他們退書嗎?

    就是跟他們說我之前已經在七日內寄存證信函了
    拜託能否幫幫我?
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  • 保母
  • 剛剛我寫給你的~希望能寫給我怎麼寫~謝謝你
  • 你好,前一陣子真的好忙~沒看到你的留言!
    不知道現在事情進行得怎麼樣了呢?
    還需要幫忙嗎?

    薇朵兒❤朵貓貓 replied in 2011/09/02 15:10

  • 貝貝
  • 存證信函副本可以寄給誰?
    可以寄給收件人的主管嗎??
  • Private Comment
  • 無助的人
  • 我的案件是-孩子生父向法院提告表示要求換監護人(目前監護人是我)和強制探視子女(有收到執行令)且孩子生父一直有寄存證信函。當初的調解筆錄有探視的方式等...探視方式有提到探視日當天可將孩子帶出,晚上幾點帶回。當初孩子還小雖有告訴我或外婆她的不願意,但我們礙於法令也是強迫孩子與生父外出!現在孩子長大了(小一)她更是沒有意願,且小時候到了他的探視日時,他也要來不來的,之後又自己消息兩年多,現在又突然出現,孩子對他不熟悉,跟他沒有親子間的感情,小孩現在不願與他外出,他就告我未完成他的探視權,29號雙方和孩子有到執行處與書記官說明,他還是執意覺得探視為完成,我不知道該怎麼辦!現在每次的探視日我都要帶孩子到我們的社區管理室,讓孩子親自告訴他她的意願(好累喔但更心疼孩子即使感到害怕也要告知她的意願)現在又快到探視日,但這次學校運動會,不知道要如何方式告訴他?怎麼辦呢?因為我們後面還有訴訟!
  • 無助的人
  • 我的案件是-孩子生父向法院提告表示要求換監護人(目前監護人是我)和強制探視子女(有收到執行令)且孩子生父一直有寄存證信函。當初的調解筆錄有探視的方式等...探視方式有提到探視日當天可將孩子帶出,晚上幾點帶回。當初孩子還小雖有告訴我或外婆她的不願意,但我們礙於法令也是強迫孩子與生父外出!現在孩子長大了(小一)她更是沒有意願,且小時候到了他的探視日時,他也要來不來的,之後又自己消息兩年多,現在又突然出現,孩子對他不熟悉,跟他沒有親子間的感情,小孩現在不願與他外出,他就告我未完成他的探視權,29號雙方和孩子有到執行處與書記官說明,他還是執意覺得探視為完成,我不知道該怎麼辦!現在每次的探視日我都要帶孩子到我們的社區管理室,讓孩子親自告訴他她的意願(好累喔但更心疼孩子即使感到害怕也要告知她的意願)現在又快到探視日,但這次學校運動會,不知道要如何方式告訴他?怎麼辦呢?因為我們後面還有訴訟!
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